¿Mi empresa está preparada para una fiscalización electrónica de Hacienda?

Durante los últimos años, la Administración Tributaria de Costa Rica ha dado pasos importantes hacia la digitalización de sus procesos de control y fiscalización. Actualmente, Hacienda ya no depende exclusivamente de auditorías presenciales o revisiones documentales solicitadas al contribuyente; gran parte de los controles se realizan de forma automática mediante el análisis de información electrónica. La pregunta que toda empresa debería hacerse es: ¿estoy realmente preparado para una fiscalización electrónica?

¿Qué es una fiscalización electrónica?

Es el proceso mediante el cual la Administración Tributaria utiliza herramientas tecnológicas para analizar, comparar y detectar inconsistencias en la información que las empresas presentan mediante:

• Facturación electrónica.

• Declaraciones de IVA.

• Declaraciones del Impuesto sobre las Utilidades.

• Declaraciones informativas.

• Información bancaria.

• Registros de proveedores y clientes.

• Información reportada por terceros.

Gracias a estos cruces automáticos, Hacienda puede identificar diferencias y generar alertas sin necesidad de visitar físicamente la empresa.

¿Qué información puede revisar Hacienda?

Hoy en día la Administración Tributaria tiene acceso a información que permite reconstruir prácticamente toda la actividad económica de una empresa. Entre los principales controles destacan:

Facturación Electrónica La Administración conoce:

• Cuánto facturó la empresa.

• A quién le facturó.

• Qué productos o servicios vendió.

• Cuánto IVA cobró.

Declaraciones de IVA Hacienda compara automáticamente:

• Ventas facturadas.

• IVA cobrado.

• IVA declarado.

Declaración de Renta También verifica si los ingresos reportados coinciden con:

• Facturación electrónica emitida.

• Estados financieros.

• Declaraciones de IVA.

Información de Terceros Los gastos reportados por una empresa pueden ser comparados con las ventas reportadas por sus proveedores.

Señales de alerta que podrían llamar la atención de Hacienda

Algunas situaciones que suelen generar alertas automáticas son:

• Variaciones importantes en ventas sin justificación.

• Créditos fiscales de IVA inusualmente altos.

• Márgenes de utilidad negativos durante varios períodos.

• Gastos elevados sin respaldo documental.

• Diferencias entre declaraciones de IVA y renta.

• Facturas anuladas en exceso.

• Incrementos patrimoniales que no coinciden con los ingresos declarados.

¿Cómo prepararse?

1. Mantenga la contabilidad actualizada La contabilidad no debe verse únicamente como una obligación legal. Es la principal herramienta para demostrar la razonabilidad de la información fiscal.

2. Conserve los respaldos Toda factura, contrato, estado de cuenta, comprobante de pago o documento que respalde una transacción debe estar debidamente archivado.

3. Revise periódicamente las conciliaciones Es importante que exista consistencia entre:

• Facturación.

• Bancos.

• Contabilidad.

• Declaraciones tributarias.

4. Realice auditorías preventivas Una revisión periódica permite identificar riesgos antes de que sean detectados por la Administración Tributaria.

La prevención es la mejor estrategia

Las fiscalizaciones electrónicas llegaron para quedarse. Hoy más que nunca, las empresas necesitan contar con información financiera confiable, procesos ordenados y una adecuada gestión tributaria. En MSM Asesores ayudamos a nuestros clientes a identificar riesgos fiscales, fortalecer sus controles internos y mantener sus obligaciones tributarias al día para enfrentar cualquier proceso de revisión con tranquilidad.